工具类理念管理咨询

Kim Charlotte Pfeffer 与 Laura Hüer 女士访谈

赛德拉克高级经理与高级顾问

规划与执行线上会议时需注意什么

新冠疫情以来,诸如员工大会、行业峰会、管理层会议、工作坊等一系列公司的日常会议都无法像过去那样举行。根据疫情发展形势,类似这样的活动在短期内也无法恢复线下形式,但这并不意味着这类工作以后都不能开展了。 

过去几个月的经验告诉我们,线上会议,尤其是在涉及远距离工作的背景下,具有一些不可比拟的优势,前提是有充分的前期准备。线上会议相比传统会议可以更清晰、更简短、更高效。这意味着组织间的合作、集体讨论、群体间的意见交换都可以继续进行。我们已经进入了后疫情时代,要赢回塑造未来的主动权。

在如今这种环境不确定性极高,不断动态变化的情况下,我们对信息和沟通的需求是大于以往的。然而 ,为了在快速变化的环境中更好地与外界建立关系、更有效地利用系统智慧,我们需要需要一套更合适的工作方法。在“混合咨询”的框架下,赛德拉克建立起了一套融合了前沿数字技术的咨询流程,其中也包括了线上会议及大型事件的规划与执行。在下文的访谈中,您将详细了解赛德拉克如何在后疫情时代帮助客户应付新挑战。

Pfeffer 女士,作为高级经理,您组织过很多公司活动。当所有活动都转变为线上形式时,您必定也考虑了线下客户的情况。请问线上和线下活动在组织和执行过程中,最大的区别是什么?

Kim Charlotte Pfeffer: 在我们的客户项目中,经常会涉及超过150人的大型会议,比如我们近期为一个企业变革项目的举行的信息大会。在当前情况下,为了保证变革项目按计划推进,我们将这类会议全部转变成线上形式,这就需要我们配合完全不同的策划和组织方式。

在安排线上会议时,我们更需要去提前深入了解与会对象:哪些信息是他们已知的,他们对于变革的态度是什么,担心的点在哪里?我们如何与他们建立连接?他们是否能熟练使用数字设备?会议能为他们带来哪些实质性的知识或技能上的帮助?我们是否要尝试去改变他们看待问题的态度?基于所有这些信息,我们才能推衍出适当的会议形式与流程,确保会议顺利进行并达到预期目标。当然,这些信息对于线下会议来说同样重要。但对线上活动而言,不论是与会者对电子设备的使用能力亦或是设备本身的情况都更大程度决定了会议在技术层面上能否顺利举行。

„一场成功的线上会议并不必须要有最新潮最炫酷的设备或技术,但必须要有以会议目标为导向的、且基于与会者需求及其设备接入可能性的合适的组织形式与会议方式。“

线上会议的策划包括了前端和后端的各项细致任务,我们会陪伴客户公司完成这一系列的沟通工作。此外,线上会议比起线下会议,参与者的注意力更容易被分散,尤其是当参与者本人处于静音模式或非视频的情况下,他们很容易去忙别的事或者刷手机。因此我们需要尤其注意如何恰当使用数字产品,使线上会议变得更生动、高效,并提高互动性,以此保证与会者的参与度,达到会议目标。

一场成功的线上会议并不必须要有最新潮最炫酷的设备或技术,但必须要有以会议目标为导向的、且基于与会者需求及其设备接入可能性的合适的组织形式与会议方式。我们需要尽可能降低与会者参会的技术门槛,只有这样才有可能高效迅速地达到会议预期目标。

HÜER女士,作为企业战略与人员发展方面的高级顾问,您在最近几个月为客户企业制定了一套全新的线上会议模式并全程参与项目的执行。您对初次尝试组织线上活动的感受是什么,您又是如何设计整个流程的?

Laura Hüer: 其实我们之前有过许多相似的经验。我们的工作一直以来都是在不同背景不同目标下开展的。比如这一次:在疫情期间,我们的一个跨区域夸公司的客户群项目无法再在原有的计划框架内继续进行。但彼时,我们迫切需要就当时的形势发展和所采取的措施进行商讨。因此,就按照当时的需要开展了线上会议。

我们得出的结论是组织线上智库,也就是提供一个允许公开讨论、帮助大家社交的平台。这一切都是自然而然发生的,并在短时间内就得以执行。对我们而言,线上会议带来的一大挑战是在没有人际交往的情况下直奔主题开展讨论,缺少了以往比如在会议前后以茶歇形式开展的非正式的轻松沟通。只通过摄像头会面并讨论议题相比大家面对面坐在一起讨论的感觉是完全不同的。虽然现在我们都已经习惯了视频会议。但在当时,对大多数参与者来说,这还是一种相对全新的体验,因此需要我们作为组织者在会议开始时适当地创造一种互相信任的气氛,以保证在会议中得到富有成效的交流讨论。

您是如何处理这些挑战的?您认为线上会议又有哪些优势?

Laura Hüer: 我们有意识地保持小规模的讨论小组,这样更能营造人与人直接对话的氛围。另外,与会者也在会议期间互相交换了联系方式,有利于他们在会后继续深入交流。只要给予合适的条件,即使在没有见面的情况下人们其实也能在这种新形式中继续社交。这种线上方式也让我们更方便能邀请各领域的相关专家随时随地地参与会议讨论,且成本更低。与此同时,由于没有了物理边界的限制,使我们更有可能长期地根据项目需求陪伴客户推进长线会议。

Kim Charlotte Pfeffer: 首先我们很幸运的是客户整体上对线上会议的形式已经熟悉了。我们发现大多数集团公司,尤其是在当今的形势下,都在大量使用数字工具。其次,有赖于技术层面的无限可能性,我们也能将线上活动变得富有互动性。比如说我们的现场投票技术,不论参会的是100人或是800人,与会者都能积极地参加在线投票环节。相比线下会议的演讲,线上会议也让演讲者觉得更容易,他们可以更方便看自己的笔记而不用拿着话筒在会议现场来回穿梭。另一个线上会议的优势是,我们可以通过录播的形式让与会者可以根据自己需要随时回看会议内容。

您刚才提到技术层面的无限可能性。这些技术怎样服务于实操层面?

Kim Charlotte Pfeffer: 我们已经积累了多年的使用APP或线上沟通工具的经验,知道如何通过线上沟通渠道来更好地执行项目。线上会议的关键是选用合适的工具和运用合适的方法,比如使用在线投票,或其他互交式的工具或程序。

Laura Hüer: 在客户项目中我们会根据客户需求灵活地平衡地选用不同的方法,也就是我们所说的混合咨询法。我们按照客户的具体情况和需求,沟通对比不同的咨询模式,最终找到高效又节省资源的方式达到项目预期结果。有些项目中面对面线下的会议更合适,有时候线上会议更方便快捷,还有些情况下会出现混合会议,也就是部分参会者来到现场,其他参会者线上接入。当然在目前的形势下,大多数人会选择线上会面的方式。

„人们可以从任何地点拨入参加在线会议,不论是在办公室,在家里还是在路上。“

线上会议对于参与者来说价值何在?

Laura Hüer: 于我们而言,线上会议这种即兴的可以立刻得以执行的讨论形式在当下的危机中能让参与者继续社交活动,并从不同领域获取有用信息。在会议结束后我们还会在线发送会议简报,让所有与会者都能从会议讨论中收益。

Kim Charlotte Pfeffer:线上会议之后,我们经常会得到与会者的反馈,一再提到参与这类线上会议的便捷性。他们可以从任何地点拨入参加会议,不论是在办公室,在家里还是在路上。

在您看来线上会议领域有哪些发展趋势?

Kim Charlotte Pfeffer: 我们可以预见,混合式会议将在未来变得越来越重要,这绝不仅是针对国际性的大公司。通过适当的程序或工具,我们可以使会议——不论线上还是线下——变得更高效。

Laura Hüer: 没错,这种线上与线下混合形式的会议其实具有很多优势。通过混合形式,我们不在局限于物理性的或地域性限制,这创造了很多新的可能性。但同时我们也知道有些工作是很难通过线上远距离的方式完成的。因此这种混合式会议结合了两种会议形式的优点。当然我们也一直在不停地尝试其他创新的工作方式。

感谢二位参加访谈!
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Kim Charlotte Pfeffer

Kim Charlotte Pfeffer 在赛德拉克担任高级经理职务,负责客户项目统筹管理。她擅长的咨询领域是沟通流程管理、资源规划以及大型活动的组织。此外,她也经常陪伴客户的战略与组织发展流程,参与咨询系统工作并协调监管团队的工作。

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Laura Hüer

Laura Hüer 是人力资源与组织发展领域的高级顾问,经常参与组织与管理层新架构的规划与实施工作(其中包含相关的沟通管理与管理流程设置)。她的擅长的咨询领域包括战略规划与执行、战略复盘以及战略流程实施过程中的监控。

混合咨询是指通过针对性地使用合适的方法和媒体,有效地设计咨询流程。这不仅是指使用数字技术,而是需要通过有效的方法组合——不论是线上或是线下——实现预期的结果。

可用于线上会议的程序与工具推荐

除了众所周知的一些视频会议软件例如ZoomMS TeamsGoToMeetingGoToWebinar之外,以下还有一些我们比较推荐使用的对线上会议颇有帮助的工具:

  • Mural – 线上协作白板应用程序
  • Miro – 在线协作白板服务,结合了各种数字元素支持视频、文档、标签、思维导图等
  • Mentimeter & Poll-Everywhere – 拥有线上评估、投票等功能的在线互动工具,可用于线上分享讨论
  • Wonder – 支持线上会议中的非正式讨论环节
  • Nextboards – 独立于项目之外不受时间地域限制的协作工具,可很好地用于材料准备或线上会议跟进

客户实例分享

由于目前疫情的影响,我们不断收到客户关于各种会议活动的新需求。对于这些需求,我们会根据实际情况为其制定概念和形式。以下您可以看到过去几个月中我们经历的两个线上项目的具体描述,从中您可以了解到我们的对于线上项目的规划、准备、执行、跟进等具体工作方法。

项目目标

  • 迅速提供一个平台,在疫情中背景下为客户的相关议题组织有针对性的有带领的线上对话
  • 帮助客户获得最新观点、观察、专业知识和经验,以应对当前具有挑战性的市场变化,确保企业业绩
  • 明确在疫情环境下市场上存在瓶颈和机会,通过经验交流在不断变化的市场环境中共同制定解决方案
  • 加强企业间的沟通

项目背景

  • 客户群迫切需要就疫情背景和当前市场变化环境中一些紧急措施的实施手段及后果影响进行经验分享交流
  • 在社交限制的情况下急需一种可代替的交流方式

项目流程

  •  建立一个每次最多10人参与、时长两小时左右的有主持人形式的互交式交流平台
  • 任命会议主持人和主题负责人,后者负责准备会议内容并跟进会议举行
  • 协助主题负责人与主持人之间关于会议的协调与配合
  • 陪伴公司内部以及其与其他公司的沟通进程
  • 陪伴线上智库的开展并做会议纪要
  • 向所有与会者提供会议纪要

项目成果

  • 在2020年5月5日至20日以及6月9日至17日之间组织两期共11场线上智库会议
  • 第一期共有37家公司参加,第二期共有43家公司参加
  • 加强群体沟通,开启一张全新的公司间的关系网

项目目标

  • 告知管理团队变革流程中工作进展/正在进行的项目
  • 向管理团队通报当前的挑战和问题,并告知他们需要做哪些决策
  • 支持或维护项目的推进
  • 支持高管与员工间的沟通

项目背景

  • 客户公司此前仅在线下开展此类会议/活动
  • 为了遵守相关防疫安全措施,需要帮助客户公司将原有线下会议转化到线上渠道,并保证员工/管理人员及时获得相关信息

项目流程

  • 分析目标群体使用信息技术的水平、对待新技术的态度和潜在担忧
  • 确定线上会议的目标
  • 确保所有人知晓会议将使用线上工具
  • 为将会议从线下转变为线上形式讲一个清晰的故事,使所有人明白前因后果
  • 技术方案的拟订和实施
  • 在会议开始前尽早提供相关文件(如会议流程和内容等),使与会者能熟悉内容,有机会提出问题
  • 由主题负责人介绍内容,并明确会议所涉及的议题(例如,通过”Poll Everywhere”工具投票)
  • 录播会议内容,并通过选定的线上平台如公司内部网站向与会者分享会议录像
  • 在会议结束前通过如”Poll Everywhere” 或”Forms survey” 等工具获取与会者对会议的反馈调查。

项目成果

  • 向管理团队汇报了变革过程中工作进展/正在进行的项目的,包括回答了之前未回答的问题
  • 通过内部网络提供会议录像
  • 得到了调查结果,知道哪些议题需要进一步讨论

更多信息

我们的顾问团队

赛德拉克为您提供专业的企业会议策划、执行与沟通支持,协助您在企业内外部的顺畅沟通。

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Kim Charlotte Pfeffer

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Natalie Brandenburg
博士

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Laura Hüer

Boris Wesemann

Boris Wesemann